Umowa z klientem, która chroni agencję
Najwięcej sporów w agencjach zaczyna się od niejasnego zakresu prac. Klient oczekuje nieograniczonej liczby poprawek, agencja liczyła na jedną rundę, a w umowie nie ma ani słowa o akceptacji. Dobry wzór opisuje etapy, zasady odbioru, wynagrodzenie za dodatkowe zmiany i terminy płatności.
Osobny temat to rozliczenie budżetów mediowych. Trzeba ustalić, czy agencja działa w imieniu klienta, czy na własny rachunek, kto odpowiada za konto reklamowe i co się dzieje przy zablokowaniu kampanii przez platformę.
- Zakres usług, liczba poprawek i zasady odbioru prac.
- Wynagrodzenie, abonament, premie za wyniki i terminy płatności.
- Odpowiedzialność za skutki kampanii i limit odpowiedzialności agencji.
- Poufność, zakaz podbierania pracowników i wypowiedzenie umowy.
Prawa autorskie do kreacji i materiałów
Grafiki, teksty, filmy i hasła reklamowe są utworami, a prawa do nich nie przechodzą na klienta samoczynnie po zapłacie faktury. Umowa musi wskazywać pola eksploatacji, zakres terytorialny i moment przejścia praw, najlepiej dopiero po zapłacie całości wynagrodzenia.
Agencja odpowiada także za to, czego nie stworzyła sama: zdjęcia stockowe, czcionki, muzyka do reklam. Licencje na takie materiały często nie pozwalają na użycie w reklamie ani na dalsze przeniesienie na klienta.
Freelancerzy, podwykonawcy i influencerzy
Jeśli agencja zleca prace na zewnątrz, musi mieć prawa, które potem przekaże klientowi. Umowa z grafikiem albo kopirajterem bez przeniesienia praw autorskich zostawia agencję z kłopotem, gdy klient zażąda pełnych praw do kreacji.
Współprace z influencerami wymagają jasnych zasad oznaczania treści reklamowych, zakresu publikacji i praw do materiałów. Specjalista ocenia, czy umowa dzieli odpowiedzialność za oznaczenia reklamy między agencję, influencera i klienta.
RODO w kampaniach i bazach danych
Agencja zwykle przetwarza dane osobowe w imieniu klienta: listy mailingowe, leady z formularzy, dane z piksela. Wymaga to umowy powierzenia, określenia podmiotów przetwarzających dalej i zasad usuwania danych po zakończeniu współpracy.
Osobno oceniane są zgody na marketing e-mailowy i SMS oraz konkursy z danymi uczestników. Specjalista sprawdzi, czy formularze i regulaminy akcji spełniają wymagania, zanim ruszy kampania.
Jak zgłosić sprawę agencji
Wybierz dziedzinę umowy i zobowiązania przy wzorach umów i sporach z klientami albo własność intelektualną przy prawach autorskich. Zaznacz, że pytasz jako firma. W opisie podaj, jakie usługi świadczy agencja, jak rozlicza klientów i czego dotyczy sprawa.
Jeśli chodzi o spór o zapłatę albo o pracę, której klient nie odebrał, opisz go bez danych klienta. Dane przekażesz wybranemu specjaliście.
Jednorazowy przegląd wzorów czy stała opieka
Młoda agencja zwykle potrzebuje jednego przeglądu: umowy ramowej, wzoru zlecenia, umowy z freelancerem i umowy powierzenia danych. Agencja z kilkunastoma klientami i zmieniającym się zespołem częściej potrzebuje stałej opieki, bo ciągle pojawiają się nowe pytania.
Poradzimy nie przygotowuje umów i nie udziela porad. Opisz sprawę agencji, a odpowiedzą specjaliści od umów, praw autorskich i ochrony danych.