Co obejmuje obsługa prawna firmy
W praktyce to bieżące doradztwo przy umowach, sprawach pracowniczych, windykacji i relacjach z kontrahentami. Do tego dochodzą zadania okresowe: przegląd wzorów umów, regulaminów i dokumentacji, a w razie sporu reprezentacja. Zakres ustala się indywidualnie, bo firma produkcyjna ma inne potrzeby niż agencja marketingowa czy sklep internetowy.
Obsługa może mieć formę ryczałtu miesięcznego, stawki godzinowej albo rozliczenia za konkretne zadania. Każda z tych form ma sens przy innym rytmie pracy firmy.
Dla małej firmy obsługa prawna nie musi oznaczać dużego budżetu. Często zaczyna się od kilku godzin miesięcznie na najważniejsze umowy i pytania pracownicze, a zakres rośnie razem z firmą.
Jak opisać potrzeby firmy w zapytaniu
Zamiast pisać ogólnie, że potrzebujesz prawnika, opisz, czym zajmuje się firma, ile umów zawiera w miesiącu i jakie sprawy wracają. Dobrym punktem wyjścia jest lista spraw z ostatniego roku. Jeśli teraz masz konkretny problem, na przykład spór o zapłatę, zacznij od niego, a o stałej współpracy napisz w drugiej kolejności.
- Branża i skala działalności, bez danych finansowych.
- Rodzaje umów: z klientami, dostawcami, pracownikami, współpracownikami.
- Sprawy, które wymagają decyzji teraz.
- Preferowana forma kontaktu: na miejscu w mieście albo zdalnie.
Propozycje do porównania
Kancelarie odpowiadają na zapytanie mailem. Jedna zaproponuje spotkanie, druga ryczałt z określoną liczbą godzin, trzecia najpierw przegląd dokumentów. Porównuj zakres, a nie samą kwotę: co wchodzi w opłatę, jak szybko kancelaria odpowiada, kto konkretnie będzie prowadził sprawy firmy i jak rozliczane są prace dodatkowe.
Nie musisz od razu wybierać stałej obsługi. Możesz zacząć od jednej sprawy i sprawdzić, jak układa się współpraca.
Dziedziny ważne dla firm
Wybierz dziedzinę, która najlepiej opisuje główny problem. Umowy i zobowiązania obejmują kontrakty z klientami i dostawcami. Spory i windykacja dotyczą zaległych płatności i roszczeń. Spółki to umowa spółki, uchwały i relacje wspólników. Prawo pracy obejmuje zatrudnienie i rozstanie z pracownikiem. Podatki i VAT trafiają do doradców podatkowych.
Jeśli potrzeby są szerokie, wyślij osobne zapytania w dwóch dziedzinach, na przykład umowy i podatki.
Pierwsze tygodnie współpracy z kancelarią
Na początku kancelaria zwykle prosi o podstawowe dokumenty firmy: umowę spółki albo wpis do rejestru, wzory umów z klientami, regulaminy wewnętrzne i listę bieżących spraw. Przegląd tych materiałów pozwala wskazać najpilniejsze ryzyka i ustalić, co trzeba poprawić w pierwszej kolejności.
Ustalcie też kanał kontaktu i osobę po stronie firmy, która zgłasza sprawy. Jeśli kilka działów pisze do prawnika niezależnie, łatwo o dublowanie pytań i niepotrzebne koszty. Jedna osoba koordynująca porządkuje współpracę od pierwszego dnia.
Po kilku tygodniach warto wspólnie z kancelarią przejrzeć, jakie sprawy wpłynęły i ile zajęły. To dobry moment, żeby ustalić, czy obecny zakres odpowiada potrzebom, czy trzeba go zmienić. Taka rozmowa zapobiega sytuacji, w której firma płaci za niewykorzystane godziny albo dopłaca za każde zadanie poza umową.
Poufność danych firmy
Opis zapytania widzi tylko kilku specjalistów, a adres e-mail nadawcy pozostaje ukryty. Nie musisz podawać nazwy firmy ani danych kontrahentów w pierwszym opisie. Przekażesz je kancelarii, z którą zdecydujesz się współpracować. Specjalistów obowiązuje tajemnica zawodowa.
Poradzimy nie świadczy obsługi prawnej i nie jest stroną umowy z kancelarią. Opisz potrzeby firmy, a sprawdzisz, które kancelarie są gotowe się nimi zająć.